Métier : Administration / Services généraux/Secrétaire / Assistant
Contrat : CDI
Description du poste :
Au sein de la Direction des Affaires Financières (DAF) du siège de l’EFS, vous assistez la Directrice, le Directeur adjoint ainsi que l’ensemble des membres de la direction.
Vos missions principales :
Assurer la réception, la transmission et la traçabilité des documents entrants et sortants de la Direction ; garantir leur enregistrement informatique et leur classement physique ;
Rédiger, mettre en forme et transmettre les courriers sous la responsabilité du référent du dossier, puis assurer leur archivage;
Réaliser diverses tâches de secrétariat : photocopies, frappe, reliure, préparation des dossiers;
Assurer la gestion documentaire dans l’outil Gédéon;
Organiser les réunions : réservation des salles, rédaction des comptes rendus pour certaines réunions ;
Gérer les agendas de la Directrice et du Directeur Adjoint ;
Back-up de la responsable du Travel Management (principales missions, liste non exhaustive) :Rappeler les procédures et les processus en place, la politique des déplacements, l’utilisation de l’outil de réservation et de création des notes de frais… ;
Traiter les demandes de réservation en canal Offline ;
Gérer les demandes de réservation, d’annulation et de modification ;
Suivre les annulations et l’émission des avoirs auprès de l’agence de voyages,
Organiser les déplacements de groupe ;
Titulaire d’un Bac + 2 minimum, vous justifiez d’une expérience professionnelle d’au moins 5 ans sur un poste similaire.
Vous êtes autonome, organisé(e) et rigoureux(se).
Vous appréciez le travail en équipe et faites preuve de diplomatie dans vos échanges.
Vous maitrisez les outils Microsoft ainsi que Outlook.
Lieu : SAINT-DENIS
Niveau d’études min. requis : Bac+2
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